Привет! Прошел слух, что будет открываться новая аптечная сеть, причем достаточно крупная и интересная, под это дело я опять достал свои старые записи и бумаги, может пригодится опыт кому-нибудь. Уже по традиции начну с прямых, простых вопросов, а потом и собственные ответы напишу, которые с опытом работы пришли.

Вопросы:

  1. Зачем оценивать своего поставщика?
  2. Сколько у вас должно быть поставщиков?
  3. Как снизить цену у дистрибутора не выпрашивая скидку?

Небольшое отступление: я уже несколько раз писал в блоге, и просто в общении с людьми говорил, что рынок фармы он интересный и внешне похож, но не является идентичным рынку FMCG, в качестве примера, если вы продаете Джека в магазины, то эксклюзивный дистрибутор на определенной территории (причем скорее всего по всей стране), больше Джека ни у кого не купишь, кроме контрабанды и подделки. На фармрынке история принципиально другая, все 3000 отлицензированных оптовиков могут продавать «Аспирин Кардио» от компании Байер, потому что так заведено — нет эксклюзивности. Я думаю, мы придем к этой ступени развития (Сантенс уже пытается это сделать), но еще года три-четыре будем жить по-старому.

Зачем оценивать своего поставщика?

Критерии оценки оптового звена, которые являются ключевыми:

  • Ассортимент — все понятно, чем больше ассортимент у дистрибутора, тем большую потребность разово ваш поставщик может закрывать.
  • Качество показываемых товарных остатков в прайс-листах — реальное количество упаковок на складе, некоторые оптовики грешат этой уловкой.
  • Срок поставки товара — это позволяет регулировать свой товарный запас в аптеке, при этом заказывать «под потребность», получать товар в кратчайшие сроки. Стандартом является доставка на следующий день до 14-00.
  • Качество сопроводительных документов — комплектность документов, правильность оформления и заполнения, это юридическая и финансовая безопасность розничной точки.
  • Качество доставляемого товара — отсутствие мятого, битого, залитого товара и регионального и федерального брака в поставках, тоже является стандартом поставок лекарственных средств.
  • Работа поставщика с претензиями аптеки — важна как скорость обработки и вынесения решений, так и сами решения, т.е. их обоснованность (в этом случае очень важно техническое оснащение зон сборки, контроля, отгрузки, транспортировки и т.д.) и степень лояльности к клиенту. Вариант — клиент всегда прав в фармацевтике не работает.
  • Возвратная логистика — скорость забора товара на возврат по любым причинам, качество возвратных документов, скорость оформления замены и факт самой замены товара.
  • Работа с заявкой аптеки — полнота исполнения, соответствие заявленной цены и фактической, письменные «отбойники» (уведомления) о дефектуре дистрибутора.
  • Компетентность сотрудников оптовика — понимание товара, с которым работает поставщик (особенности лекарственных средств, курсовые препараты, сезонность, условия хранения, условия транспортировки, требования по документам и т.д.), наличие профессиональных знаний и навыков, а не только тренингов по телефонным продажам.
  • Строгое соблюдение договоренностей — как говорится «что бы ни случилось, если обещал — провались, но сделай».
  • Наличие различных «плюшек» — бонусы, акции, подарки, конкурсы.
  • Цена — это, конечно, не последний фактор, но о нем будет чуть позже.

Когда вы сделаете таблицу (простая шкала от 1 до 10) и будет готова оценка работы поставщика по каждому из этих показателей, вы достаточно быстро поймете, почему важно знать с кем вы работаете. Все эти показатели влияют на работу аптеки, но не все дистрибуторы следят за максимальной степенью клиентоориентированности. Несколько простых выводов, которые можно сделать после беглой оценки своих поставщиков и составления рейтинга:

  • можно упростить формирование заказа в аптеке — проще выбирать из ограниченного круга проверенных и надежных партнеров, чем искать среди сотни различных предложений.
  • становится возможным строить рабочее время сотрудникам аптеки — поставщики привозят товар согласно устоявшему графику примерно в определенное время. Маленькое отступление: если у вас аптечная сеть, причем аптеки находят в разумных пределах по расстоянию, работая с устоявшимся списком контрагентов можно взять на работу сотрудника на приемку товара, который будет работать сразу в нескольких точках, что позволит не только освободить первостольников от этой ненавистной работы, но и замотивировать на повышение продаж в счет ухода от этих обязанностей.
  • появляется прозрачность процессов, информационное сопровождение между розницей и оптом, например, повышается скорость реакции на изменения заказа из-за дефектуры.
  • приемка товара становится более быстрой и простой, по причине хорошего документального сопровождения, внешнего вида товара и его сохранности при поставке.
  • сокращение времени на взаимодействие с поставщиками, возможность уделять больше времени не организационной работе, а оперативной деятельности и непосредственно продажам в аптеке и обслуживанию клиентов.
  • конечно, сокращение персонала в аптеке или в офисе аптечной сети — не требует пояснений.
  • в аптеке всегда есть качественный товар, а риск фальсификации минимален.

Сколько у вас должно быть поставщиков?

Мой опыт говорит, что оптимальное количество поставщиков в аптеке от 4 до 6, в большинстве случаев при отсутствии приемного отдела (выделенного сотрудника) большее количество поставщиков начинает доставлять серьезные неудобства. Проблемы описаны выше, добавить остается только различные формы документов как печатных так и электронных.

Как снизить цену у дистрибутора не выпрашивая скидку? 

Слышал вариант ответа на такой вопрос вчера: «при такой рентабельности как у нас — НИКАК!», долго смеялся. Ладно, предлагаю по пунктам:

  • необходимо проговорить с менеджером лучшие дни заказа. Забудьте пока про свои потребности, задавайте вопросы своему поставщику — какие лучшие дни для «сброса» основного (большая прогнозная заявка, с заранее выверенным сроком товарного запаса) заказа? Обычно такая постановка вопроса лишает дара речи, но это работает.
  • выделите время и с каждым поставщиком проработайте его прайс-лист на предмет минимальных партий, кратности заказа, повысьте себе сумму заказа — все эти инструменты описал тут. Список позиций является динамичным у всех оптовиков, но основной костяк остается всегда, процедуру можно повторять раз в полгода, чаще нет смысла.
  • обязательно обсудить со всеми выбранными дистрибуторами время сброса заявки им, это важно для равномерного распределения работы на складе и снятия пиковой нагрузки. Такой шаг будет оценен каждым поставщиком.
  • осуществить переход на электронный документооборот по поставкам товара, нет смысла комментировать очевидные вещи.
  • уйти от претензий по телефону, все перевести на работу через претензионный портал (если он имеется), либо через почту. Обязательное условие это согласование общего формата претензионного бланка и его заполнения.
  • проговорить, а иногда даже прописать, регламенты взаимодействия или очередность действий при определенных обстоятельствах, например, процедура приемки товара — сколько времени должно занимать, что должно быть заранее готово (возвраты, документы), какие документы должны быть подписаны и оформлены заранее, указан временной промежуток приезда водителя и т.д.
  • иногда выбирать определенного поставщика при закупке товара, даже если его цена сегодня не входит в первую тройку, но при этом ценовая чувствительность на данные позиции не является высокой со стороны покупателей, например, косметика, презервативы, БАДы и др.
  • абсолютно точно, бесповоротно и навсегда уйти от наличных денег при оплате поставки.

В целом все просто, надо поставить себя на место своего партнера. Мы приглашали ключевых клиентов на склад, чтобы  они понимали как работает дистрибутор, какие процессы идет, почему какие-то определенные вещи важны для нас. Это на самом деле интересно, люди видят другую сторону работы, впечатляются, особенно эмоционально реагируют на автоматизированные процессы и сборочные линии с конвеерами.

Но в этой истории важно, чтобы ваш поставщик не оказался мудаком и просто не решил на вас больше заработать, это просчитывается достаточно просто, а последствия такого шага при использовании описанных критериев оценки работы выкинет эту компанию из приоритетной пятерки основных поставщиков. Главное общаться друг с другом, формировать партнерские и доверительные рабочие отношения, интересоваться работой твоего поставщика, а не только гнуть свою линию.

Вчера вечером опять пошел дождь, а хочется уже солнышка и тепла, чего всем и желаю этим ранним утром.

С уважением, Дмитрий.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован.